Sie existieren nicht außerhalb unserer Köpfe, Posteingänge oder Kalender.

Trotz dieser Tatsache haben Teams oft Schwierigkeiten, effektiv über Fristen zu kommunizieren.

Viele Gespräche zwischen Managern und direkten Mitarbeitern sind von Angst, Frustration oder beidem geprägt.

Es muss nicht so sein.

Fristen werden mit unvollständigen Informationen von Managern festgelegt, die, wenn sie ihren Job richtig machen und führen, anstatt nur „Teams zu bilden“, weniger direkte Kenntnisse darüber haben, wie lange eine Reihe von Aufgaben dauert.

Was ist also die Lösung? Wie können wir als Manager die Angst aus diesen Gesprächen nehmen und gleichzeitig Verantwortung bewahren?

Die Antwort ist ziemlich einfach: Gute Manager befähigen ihre Mitarbeiter, Bedenken bezüglich einer Frist so früh wie möglich zu äußern.

Je früher Bedenken zur Sprache kommen, desto einfacher lassen sie sich verwalten und mildern.

Was diese Gespräche oft verzögert, bis es zu spät ist, ist die anfängliche Angst, das Thema anzusprechen. Es liegt am Manager, diese Bedenken zu fördern und zu belohnen, wenn sie geäußert werden.

Und wenn diese Gespräche stattfinden, kann das zu positiven Ergebnissen führen:

• Du kannst eine Ineffizienz im Arbeitsablauf erkennen und beheben. Zum Beispiel könnte jemand eine Aufgabenstellung in einer Tabelle manuell erledigen, obwohl er eine Formel oder ein Makro verwenden könnte, das du ihm zur Verfügung stellst.

• Du kannst die Arbeit neu priorisieren oder umverteilen, sodass die Frist immer noch eingehalten werden kann, und sowohl du als auch dein Team davon profitieren.

• In Fällen, in denen es wirklich unrealistisch ist, die Frist einzuhalten, kannst du die Erwartungen frühzeitig anpassen und vermeiden, dass andere Stakeholder erst spät informiert werden.

Es gibt keinen Nachteil in klarer Kommunikation, besonders bei etwas so sensiblen und potenziell stressigen wie Arbeitsterminen.